SAGSBEHANDLINGSREGLER TIL BRUG FOR BORGERE I SOCIALE SAGER
af Jan Spangenberg
jurist og social modstandskæmper
skrevet den 29. oktober 2018
Det er mit håb, at større opmærksomhed på nedenstående 22 sagsbehandlingsregler vil kunne hjælpe de mange borgere der hver dag kæmper med et undertrykkende og svært gennemskueligt system.
Jeg er ikke i tvivl om, at stort set samtlige 22 regler hver dag bliver overtrådt i alle landets 98 kommuner.
Min anbefaling er, at borgere klager skriftligt hver eneste gang kommunen overtræder en af reglerne – eventuelt med hjælp fra andre. Jo flere klager, jo lettere vil det være at få ret til en af de skønsmæssige forsørgerydelser, som mange ønsker sig.
Jeg har arbejdet i det sociale klagesystem i mere end 30 år – og jeg er slet ikke i tvivl om, at jo mere du klager, og jo bedre dine klager er – jo større chance er der for at du får medhold i din klage. Klagesystemet har social slagside – de bedst formulerede får mere ret end de ringere formulerede – selv om de ringere formulerede måske var dem der havde mest brug for hjælpen.
Papiret her er gratis og må bruges og kopieres af alle og overalt uden min tilladelse.
Vejledningspligt
For alle forvaltningsmyndigheder gælder der en almindelig pligt til at vejlede borgerne inden for de sagsområder, der varetages af myndigheden. Vejledningen bør ydes i de former, der findes at give den bedste virkning over for borgerne, f.eks. en generel skriftlig vejledning i en publikation, individuel skriftlig vejledning i et brev til den berørte borger eller individuel mundtlig, herunder telefonisk vejledning.
Reglerne om vejledning findes i forvaltningslovens § 7 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 29-37.
Repræsentation
Enhver borger kan i almindelighed på ethvert tidspunkt af sagens behandling vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre.
Hvis man lader sig repræsentere af andre kaldes det en partsrepræsentant. En partsrepræsentant kan handle og kommunikere med myndigheder på borgerens vegne.
Hvis man lader sig bistå af andre kaldes det en bisidder. En bisidder kan hjælpe på mange måder i sagen, herunder deltage i møder med kommunen. Der er ingen begrænsning på antallet af bisiddere.
Reglerne om repræsentation findes i forvaltningslovens § 8 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 38 – 44.
Hurtig og smidig sagshandling
Alle sager, der behandles af den offentlige forvaltning, skal behandles så enkelt, hurtigt og økonomisk som muligt. Det gælder i særlig grad sager, hvori enkeltpersoner er part – og alle sociale og beskæftigelsesmæssige sager har jo en borger, som er part.
I kravet om en så enkel sagsbehandling som muligt ligger bl.a., at sagsbehandlingen ikke bør tynges ved unødig formalisme, herunder f.eks. unødvendige krav om skriftlighed, hvor f.eks. en telefonisk henvendelse kan anvendes i stedet med samme sikkerhed.
Reglerne om hurtig og smidig sagshandling findes i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 200.
Indhentelse af oplysninger
Oplysninger om ansøgerens rent private forhold må ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed.
Reglerne om indhentelse af oplysninger findes i forvaltningslovens § 29 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 185 – 189.
Undersøgelsesprincippet
Efter undersøgelsesprincippet er det som udgangspunkt myndighedens ansvar at sørge for, at der bliver indhentet tilstrækkelige oplysninger til, at myndigheden kan afgøre, hvilken hjælp borgeren er berettiget til. Er der tvivl om holdbarheden af et væsentligt faktum, hører det med til sagsoplysningen, at myndigheden skal forsøge at få denne tvivl afklaret.
Undersøgelsesprincippet kaldes også for officialprincippet eller officialmaksimen.
Reglerne om undersøgelsesprincippet findes i retsikkerhedslovens § 10 og i vejledningen til retssikkerhedsloven, kapitel 12.
Partshøring
Partshøring på myndighedens initiativ har til formål at sikre, at borgeren får lejlighed til at gøre sig bekendt med og kommentere det faktiske afgørelsesgrundlag, inden sagen afgøres. Det har betydning for tilliden til den offentlige forvaltning, at borgeren får lejlighed til at kontrollere myndighedens beslutningsgrundlag, inden afgørelsen træffes.
En ret for borgeren til at få lejlighed til at påpege misforståelser, unøjagtigheder, eller ufuldstændigheder i det foreliggende sagsmateriale, skal medvirke til at sikre, at forvaltningens afgørelser træffes på det bedst mulige faktiske grundlag.
Hvis en borger i en sag ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort borgeren bekendt med oplysningerne og givet borgeren lejlighed til at fremkomme med en udtalelse.
Reglerne om partshøring findes i forvaltningslovens § 19 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 105 – 121.
Retten til at afgive en udtalelse
Borgeren kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil borgeren har afgivet en udtalelse til sagen.
Reglerne om retten til at afgive udtalelse findes i forvaltningslovens § 21 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 122.
Aktindsigt
En borgers ret til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden. Retten til aktindsigt omfatter endvidere indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.
En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen.
Reglerne om aktindsigt findes i forvaltningslovens §§ 9 – 18 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 45 – 104.
Myndighedens udformning af egne skrivelser
Ved den sproglige udformning af forvaltningsafgørelser bør myndigheden have for øje, at enhver, som teksten henvender sig til, let skal kunne læse og forstå den. Herudover bør den være formuleret venligt og hensynsfuldt.
Formen bør derfor være enkel og præcis og sætningerne korte og klare. Et begreb bør over alt i samme tekst betegnes med samme udtryk.
Kancelliudtryk og fremmedord bør såvidt muligt undgås. Det samme gælder flertydige og overflødige ord.
Tekniske ord og fagudtryk, d.v.s. ord og udtryk, som er udviklet og overvejende anvendes inden for en snævrere fagkreds, bør ikke – eller i alt fald ikke uden nærmere forklaring – bruges i forvaltningsafgørelser, der henvender sig til personer uden for den pågældende kreds.
Henvisninger til love og bekendtgørelser m.v. skal medtages i forvaltningsafgørelser i det omfang, det følger af reglerne om begrundelse. Henvisninger til love bør, medmindre der er tale om almindeligt kendte love som f.eks. aktivloven, indeholde en angivelse af lovens fuldstændige titel, herunder lovens dato og nummer. Det samme gælder bekendtgørelser.
Reglerne om udformning af skrivelser findes i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 214 – 217.
Begrundelse
En skriftlig afgørelse skal være ledsaget af en begrundelse. Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen.
En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet.
I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.
Begrundelsen skal endvidere indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.
Reglerne om begrundelse er nogle af de bedste våben borgerne har mod myndigheder, da mange kommuner og sagsbehandlere sjusker med begrundelser. Langt de fleste sociale afgørelser beror på et skøn – herunder 3 af de vigtigste sagstyper, nemlig ansøgninger om førtidspension, fleksjob og ressourceforløb. Her er kommunerne rigtig dårlige til at angive de hovedhensyn, der har afgjort kommunens skøn.
Reglerne om begrundelse findes i forvaltningslovens §§ 22 – 24 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 126 – 138.
Inhabilitet
Det er en selvfølge, at den som har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, må anses for inhabil i forhold til behandlingen af den pågældende sag.
Reglerne om inhabilitet findes i forvaltningslovens § 3 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 13 – 27.
Notatpligt
En myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, skal lave et notat om indholdet af oplysningerne.
Notatpligten gælder alle oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der ikke allerede fremgår af sagens dokumenter, uanset på hvilken måde oplysningerne er tilgået sagen.
Reglerne om notatpligt findes i offentlighedslovens § 6 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 58 – 61.
Tavshedspligt
En oplysning er omfattet af tavshedspligten, når den må betegnes som fortrolig. Den, der i forbindelse med sit arbejde får kendskab til fortrolige oplysninger, skal selv påse, at oplysningerne ikke videregives til uvedkommende.
Alle sociale sager er personsager, og derfor kan stort set alle oplysninger i enhver social sag betegnes som fortrolige – og dermed omfattet af tavshedspligten.
Reglerne om tavshedspligt findes i forvaltningslovens § 27 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 145 – 173.
Videregivelse af oplysninger
Oplysninger, der vedrører enkeltpersoners rent private forhold, må ikke videregives til andre forvaltningsmyndigheder.
Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold er f.eks. oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysning om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler.
Ved afgørelsen af, om en oplysning vedrører rent private forhold eller blot i øvrigt skal behandles som fortrolig, skal der lægges vægt på, om oplysningen direkte afslører særligt følsomme forhold i forbindelse med den pågældendes privatliv. Således kan f.eks. oplysninger om interne familieforhold, herunder om adoption og ulykkestilfælde efter omstændighederne være af rent privat karakter.
Reglerne om videregivelse af oplysninger findes i forvaltningslovens §§ 28 – 32 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 174 – 192.
Klagevejledning
Afgørelser skal være ledsaget af en vejledning om klageadgang.
Reglerne om klagevejledning findes i forvaltningslovens § 25 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 139 – 144, samt i vejledning til retssikkerhedsloven, kapitel 22.
Klageregler
En klagevejledning skal indeholde angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klagen, herunder om eventuelle tidsfrister.
Klager over afgørelser skal indgives til den myndighed (kommunen), som har truffet afgørelsen. Myndigheden skal vurdere sagen på ny og kan give klageren helt eller delvist medhold. Hvis myndigheden ikke giver klageren medhold i klagen, skal klagen sendes videre til klageinstansen, dvs. Ankestyrelsen, med begrundelse for afgørelsen og for genvurderingen.
En sag skal som hovedregel altid genvurderes inden for 4 uger efter, at klagen er modtaget i kommunen.
Hvis myndigheden giver klager fuldt medhold, skal myndigheden sende en ny afgørelse til klageren inden 4 uger efter, at klagen er modtaget.
Hvis myndigheden giver klager delvist medhold, skal myndigheden sende en ny afgørelse med klagevejledning til klageren inden 4 uger efter, at klagen er modtaget. Klageren skal herefter inden 4 uger meddele, om klagen fastholdes. Hvis klageren fastholder klagen, skal myndigheden sende klagen og genvurderingen til Ankestyrelsen inden 14 dage.
Hvis myndigheden fastholder den oprindelige afgørelse, sendes genvurderingen med begrundelse til Ankestyrelsen inden 4 uger efter, at klagen er modtaget. Myndigheden skal samtidig sende meddelelse om genvurderingen til klageren.
Man kan sende sin klage samtidig til BÅDE kommunen OG til Ankestyrelsen – for at være sikker på at kommunen sender klagen videre til Ankestyrelsen.
Reglerne om klageregler findes i forvaltningslovens § 25 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 139 – 144, samt i vejledning til retssikkerhedsloven, kapitel 23.
Klagefrister
Fristen for at klage over en afgørelse er 4 uger efter, at klageren har fået meddelelse om afgørelsen. Klagefristen begynder at løbe fra det tidspunkt, hvor meddelelsen om afgørelsen er kommet frem til modtageren af afgørelsen.
Klagefristen udløber på 4 ugers-dagen ved kontortids ophør, det vil sige samme ugedag som dagen, hvor meddelelsen er modtaget. Hvis afgørelsen er modtaget en onsdag fx – skal man altså tælle 4 onsdage frem for at finde datoen for klagefristens udløb. 4 uger er 4 uger – og ikke en måned (som typisk er på 30 eller 31 dage). Hvis Ankestyrelsen modtager en klage efter 4 uger og 1 dag – ja så afvises klagen alene med den begrundelse, at klagen ikke er rettidig.
Det er muligt at klage over en afgørelse hurtigt inden 4 ugers fristen – og så tilføje at begrundelsen for klagen først kommer senere (også efter 4 ugers fristen) – efter man eventuelt har haft tid til at skrive en grundig klage og rådført sig med andre.
Reglerne om klagefrister findes i forvaltningslovens § 25 og i vejledningen til forvaltningsloven, punkt 139 – 144, samt i vejledning til retssikkerhedsloven, kapitel 24.
Hurtighedsprincippet
For borgerne har indholdet i afgørelserne og kvaliteten af ydelserne afgørende betydning. Men for den enkelte borger har den måde, som en myndighed behandler hans eller hendes sag på, også stor betydning, herunder at sagsbehandlingen sker hurtigst muligt. Derfor skal kommunen behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt.
Reglerne om hurtighedsprincippet findes i retsikkerhedslovens § 3, stk. 1, og i vejledningen til retssikkerhedsloven, punkt 34.
Frister for sagsbehandling
Kommunen skal fastsætte serviceniveauet for sagsbehandlingstider i kommunen.
Kommunen skal
- på de enkelte områder fastsætte en generel frist for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet,
- give borgeren besked, hvis fristen for at træffe afgørelse i en konkret sag ikke kan overholdes, og
- offentliggøre oplysninger om de frister, der gælder i kommunen.
Reglerne om frister for sagsbehandling findes i retsikkerhedslovens § 3, stk. 2, og i vejledningen til retssikkerhedsloven, punkt 35 – 46.
Borgerens medvirken
En borger skal have mulighed for at medvirke ved behandlingen af sin sag. Kommunerne skal derfor tilrettelægge deres arbejdsgange på en sådan måde, at borgeren får mulighed for at medvirke.
Borgeren kommer ofte i kontakt med en eller nogle ganske få personer, som han eller hun skal etablere et samspil med. De personlige relationer kan betyde meget for en tillidsfuld dialog, som navnlig er vigtig i de mere omfattende og alvorlige sager.
Det er anført i lovforarbejderne til retssikkerhedsloven, (jf. lovforslag L 228 1996/1), at kommunen bør være opmærksom på disse forhold, og at myndighederne derfor, når det er muligt, og borgerens ønske er velbegrundet, bør være imødekommende overfor en anmodning om at få en anden sagsbehandler.
Reglerne om borgerens medvirken findes i retsikkerhedslovens § 4 og i vejledningen til retssikkerhedsloven, punkt 47 – 60.
Helhedsvurdering
Hvis en borger har brug for at få hjælp i længere tid, skal kommunen tidligt i forløbet tilstræbe at tilrettelægge hjælpen ud fra en samlet vurdering af borgerens situation og behov på længere sigt.
Senest 8 uger efter første henvendelse om løbende hjælp til forsørgelse skal kommunen således foretage en helhedsvurdering. Ansøgeren skal skriftligt have besked om kommunens helhedsvurdering.
Det har stor betydning, at hjælpen tilrettelægges ud fra en samlet vurdering af borgerens situation. En ansøgning om hjælp skal derfor behandles bredt og ikke altid kun i forhold til den konkrete form for hjælp, som en borger har søgt om.
Kommunen skal også se på, om der er andre muligheder for at løse borgerens behov for hjælp. Kommunen skal være opmærksom på, om der kan søges hjælp hos en anden myndighed. F.eks. kan det være relevant at rådgive om og henvise borgerne til at søge om f.eks. boligstøtte hos Udbetaling Danmark.
Myndighederne skal ikke kun være opmærksomme på mulighederne for hjælp efter den sociale lovgivning. I mange tilfælde er det også relevant at pege på muligheder uden for det sociale system, f.eks. rådgivning og vejledning i Statsforvaltningen i forbindelse med forældremyndigheds- og samværsproblemer, støttemuligheder efter reglerne om SU, muligheder for retshjælp eller gældssanering samt muligheder for hjælp efter lovgivning, der hører under andre ministeriers områder, f.eks. Undervisningsministeriet og Sundheds- og Ældreministeriet.
Det kan eventuelt også være relevant at henvise til tilbud, der drives af frivillige organisationer.
Det er mit klare indtryk, at stort set ingen borgere får lavet en helhedsvurdering overhovedet – og altså slet ikke skriftligt og inden for 8 uger efter start på hjælp til forsørgelse.
Reglerne om helhedsvurdering findes i retsikkerhedslovens §§ 5 – 7 og i vejledningen til retssikkerhedsloven, kapitel 6 – 9.
Rådgivning og vejledning
kommunen skal behandle ansøgninger om hjælp bredt betyder, at borgeren også − hvis det er nødvendigt − skal have tilbudt rådgivning og vejledning.
Det er ikke et krav, at myndighederne – og dermed sagsbehandleren – selv skal kunne give råd om alle typer af problemer, men sagsbehandleren skal være opmærksom på andre rådgivningsmuligheder, som borgeren kan henvises til, f.eks. arbejdsløshedskassen, når det drejer sig om reglerne om arbejdsløshedsdagpenge, eller Statsforvaltningen i tilfælde af skilsmisse, separation eller spørgsmål om samvær med børn.
Borgeren kan klage til Ankestyrelsen over afslag på rådgivning og vejledning.
Det er mit klare indtryk, at stort set ingen borgere kender reglerne om ret til rådgivning og vejledning.
Reglerne om rådgivning og vejledning findes i retsikkerhedslovens § 5 og i vejledningen til retssikkerhedsloven, punkt 63 – 69.
Retssikkerhedsloven:
http://www.socialjura.dk/content-storage/love/love/retssikkerhedslov/#c5216
Forvaltningsloven:
http://www.socialjura.dk/content-storage/love/love/forvaltningslov/#c7922
Vejledning om forvaltningsloven:
http://www.socialjura.dk/content-storage/regler/1986/vejl-11740-af-412-1986/#c14079
